常见文档格式转换方法,这篇文章一网打尽

greehf2019-01-10 16:29:58



最详细的文档格式转换方法介绍
作者:阿何
公众号:zhichangcdb


职场办公,我们经常遇到一些文档格式转换的情况。比如最常见的是Word转Pdf啊,PPT转Pdf啊;稍微少见一点的,可能还需要将txt转为Excel、Word转为Excel;再奇怪一点,可能我们还需要将Pdf转为Word,图片(如jpg)转为Word等等。


下面,阿何将根据使用场景的频繁程度和操作难度,依次为大家介绍文档格式转换的办法。


一、Word、PPT、Excel转换为Pdf格式


将各类办公文档转换为Pdf格式是我们日常办公中最为频繁的一个需求,这样做的理由可能有以下几个:


1、保证显示效果的一致性


我们都知道,因为软件版本、自带字体,甚至是操作系统版本的不一样,有时候同一份文档(比如Word)不同人看到的效果是很不一样的。甚至有可能在你电脑上显示正常的文档,别人打开就变成一堆乱码了。


这时候,我们就可以将文档转换成Pdf格式,它最大的好处就是能保证不管你是什么操作系统和软件版本,用户打开看到的样子几乎都是一样的。


2、防止他人修改文档


有时候,我们需要将文档(比如一份PPT)发给他人阅读,但又不希望别人随便修改文档或者二次利用。这时候利用Pdf无法修改的属性(这其实是相对的),可以先将文档转换为Pdf格式再发送给别人。


相对来说,将Word、PPT、Excel等文档格式转换为Pdf是非常简单的,操作方式有以下几种:


方法1:软件自带


目前,较新版本的Word、PPT、Excel软件或者WPS软件都自带了转换为Pdf格式的功能,比如下图这样的:




方法2:在线转换


假如你的软件版本比较旧,有可能还没有直接转换Pdf的功能,这时候也不用慌张,我们还可以采取在线转换格式的办法。在这里给大家介绍一个网站,网址是:http://cn.office-converter.com/


这个网站打开后首页截图如下:



我们看到,第一个反馈内容就是“在线转换文档成PDF”,这个网站操作起来非常简单,点击方块,上传你要转换的文档,然后等待一段时间,再把转换好的Pdf文件下载下来就可以了。


这个方法的优点是你不用安装任何软件,只要有个浏览器就可以进行文档转换了。缺点是只适合用来转换小文档,文档一大,上传、转换需要等待的时间都特别长。此外,转换的效果也不够文档,有时候效果很好,有时候效果很差。


方法3:虚拟打印机


在百度搜索“Pdf虚拟打印机”,能找到很多类似的软件。以Word文档转换Pdf为例,我们先用Word打开要转换的文档,然后选择打印文档,将打印机选择为你安装的Pdf虚拟打印机,打印后就得到了一个相应格式的Pdf文件。


这种方法转换得到的Pdf文档往往效果非常好,缺点是操作起来相对比较麻烦。

还有个比较小众的文档转换需求,就是把txt文档(文字内容居多的那种)转换为Pdf格式。其实这种情况,最快捷的方法就是把txt文档的内容复制粘贴到Word文档里面,然后再把Word文档转换为Pdf。


二、各类文档转换为Excel格式


将txt、Word、Pdf等文件转换为Excel格式也是我们在工作中经常会遇到的一个需求。其实这个需求,很多时候我们同样可以用http://cn.office-converter.com/这个网站来解决,大家看上面的网站截图,第三个选项就是“在线转换文档成Excel”,个人测试转换效果还是蛮不错的。


除此之外,我们还有一些其他办法达成这类转换工作。


1、txt文档转换成Excel


举个例子,有些格式比较规整的txt文档,如下图所示:



这种文档,用Excel自带的功能就可以很轻松地进行格式转换,方法如下:


打开Excel,点击“数据”-“自文本”,然后选择你要转换的txt文档:



按照下图进行设置:



设置好一直点下一步,最后导入转换的效果如下图:



2、Word转Excel


比如类似下面这样的Word文档:



选中这些内容,然后点击Word里面的菜单:“表格”-“将文本转换为表格”



转换后效果如下图:



然后将表格内容复制粘贴到Excel里面就可以了。


3、Pdf转Excel


我们可以下载一个叫AnyBizSoft PDF Converter的软件,可以直接将PDF文件转换为Excel格式:



4、将PPT转换为Excel


百度搜索一个叫“讯捷转换器”的软件,这个软件提供将PPT转换为Excel的功能:



三、将图片、PDF转换为Word格式


还有些情况,我们还希望将别的格式(比如图片、PDF等不可编辑的格式)转换为Word,这样方便我们进行后续的加工、修改工作。


先说PDF转换为Word,情况比上面的情况相对复杂一些。


PDF分为两种类型,一种是文字型PDF(也就是里面的文字你是可以直接选取的),还有一种是图片性PDF(比如扫描实体书制作的PDF,里面其实就是一张张的图片,内容是无法选取复制的),前者转换简单,后者转换会困难很多。

文字型PDF转换为Word的方法:


1、Smallpdf网站


这又是另外一个神奇的网站,网址大家可以自行百度,这是一个专注于和PDF相关各种格式转换的网站,首页截图如下:



我们看到,PDF转Word只是它提供的众多功能中的其中一个。


2、新版Word软件


比较新版本的Word软件(自2013版之后)已经内置了打开和编辑PDF文件的功能,并且可以将文字型PDF直接转换为Word格式。我们直接用Word软件打开PDF文档,然后另存为Word格式即可!


我们再来看看如何将扫描型的PDF转换为Word格式,这一块要用到具有OCR功能的识别转换软件,经过个人多次测试,大部分软件的转换效果其实都非常一般,其中效果最佳的是ABBYY FineReader这个软件(不过它是收费的):



目前来说,唯一转换效果可以接受的就是这个软件了。


然后再说说如何将比如类似jpg格式的图片转换为PDF格式,这里有两个思路。思路一是先将图片粘贴到Word文档里,然后将Word文档转换为PDF格式,然后将PDF格式用ABBYY FineReader转换为可供编辑的Word格式。思路二是直接用上面介绍的在线转换工具,或者是清华紫光出品的OCR软件转换为可供编辑的Word文档。


四、音频、视频格式转换


虽然这个需求有些小众,但确实有些时候我们要进行音频和视频格式的转换,这时候我们同样可以用上面介绍过的http://cn.office-converter.com/这个网站,我们可以看到它已经提供了很丰富的转换功能:



最大的问题是:音频视频格式往往体积非常大,用在线服务,除非你的网速给力,否则上传下载绝对是个艰巨的任务……


这时候,再给大家介绍一个非常给力的软件,叫“格式工厂”。此软件号称是目前为止最强大的多媒体格式转换软件,图片、视频、音频的格式转换都不在话下,其部分功能如下:




五、图片格式的转换


将jpg转换为png,将png转换为gif,等等。有时候,我们还需要进行不同图片格式的转换工作,其实这些转换的方法也非常多:


1、格式工厂


看上面的截图,格式工厂提供了较为丰富的图片转换功能。


2、Photoshop


作为图片编辑最牛逼的软件之一,Photoshop自带了较为丰富的格式转换功能。我们只要用Photoshop将图片打开,然后另存为,选择相应的存储格式即可。


3、在线转换


百度搜索“图片格式在线转换”,能够找到一大堆提供常见图片格式转换服务的网站,大部分的转换效果还是不错的。 


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作者阿何,青年作家,简书签约作者,职场充电宝创始人。公众号:zhichangcdb,微博@阿何充电宝。



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